Departamento
Archivo y documentos
Cada documento, en su sitio y con su nombre. Y lo encuentras preguntando.
Entre 3 y 6 horas a la semana buscando, renombrando y archivando.
Para quién
Cualquier empresa que vive entre carpetas, adjuntos y papeles: asesorías, reformas, inmobiliarias, clínicas, distribuidoras.
El problema
Los documentos están repartidos entre el correo, el escritorio de cada uno, el WhatsApp y una caja de papeles. Encontrar un contrato o una factura de hace un año es media mañana perdida.
Funciones
Qué hace este departamento
6 de estas tareas las hace solo. El resto te las deja preparadas para que decidas tú con un clic.
- Lo hace solo
- Te lo prepara, decides tú
- Lo hace solo
Recoge lo que entra
Los adjuntos del correo y lo que le reenvíes por WhatsApp entran solos en el archivo.
- Lo hace solo
Sabe qué es cada documento
Lo lee y detecta si es una factura, un contrato, un albarán, una nómina, un certificado, un DNI…
- Lo hace solo
Lo nombra y lo guarda
Le pone un nombre claro (fecha, tipo, cliente o proveedor) y lo guarda en su carpeta.
- Lo hace solo
Digitaliza el papel
Haces una foto o lo escaneas y queda archivado, legible y con el texto buscable.
- Lo hace solo
Avisa de lo que caduca
Contratos que vencen, seguros, certificados, licencias, ITV: te avisa con tiempo.
- Lo hace solo
Quita duplicados
Detecta copias repetidas y versiones antiguas para que no trabajes con la equivocada.
- Decides tú
Lo encuentras preguntando
«El contrato del local» o «las facturas de luz de 2025»: te lo da en segundos.
- Decides tú
Prepara paquetes
Junta lo que te pide la gestoría, el banco o una licitación, listo para enviar cuando tú digas.
Incluye
Qué incluye
- Estructura de carpetas pensada para tu negocio.
- Conexión con tu correo y tu nube (Google Drive, OneDrive o la que uses).
- Permisos: cada persona ve solo lo suyo.
- Copia de seguridad diaria.
- Puesta en marcha adaptada a cómo trabajas hoy.
- Mantenimiento, soporte y mejoras pequeñas cada mes.
- Hoja de revisión y registro de todo lo que hace la IA.
- Contrato de encargado de tratamiento (RGPD) firmado.
En marcha en: 2 semanas, incluido ordenar lo que ya tienes.
Cómo lo montamos
En cuatro pasos
- Vemos tu caos. Una videollamada para ver dónde están hoy tus documentos y cómo los buscas.
- Diseño del archivo. El agente propone la estructura, los nombres y las reglas para tu tipo de negocio.
- Ordenamos lo que hay. Clasifica y renombra tu archivo actual; yo reviso que nada quede mal colocado.
- Funciona solo. Desde ese día, todo lo nuevo se archiva solo. Yo lo mantengo.
Por qué es distinto
No te obliga a cambiar de herramientas: ordena tu correo y tu nube de siempre, y el archivo se mantiene solo en vez de depender de la disciplina de cada uno.
Límites, por escrito
- Necesita acceso de lectura al correo y a las carpetas que quieras ordenar.
- Los documentos ilegibles o dudosos se marcan para que los revise una persona.
Preguntas sobre Archivo y documentos
¿Dónde se guardan mis documentos?
En tu propia nube (Google Drive, OneDrive…) o en un espacio en Europa, siempre a tu nombre.
¿Y el papel que ya tengo?
Se escanea por tandas y entra en el mismo archivo, ya clasificado.
¿Te falta este departamento?
Escríbeme y te mando una propuesta cerrada por escrito: qué hará, en cuánto tiempo y cuánto cuesta. Normalmente en 24 horas laborables.